Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 1 : Hóa đơn điện tử có thể thay đổi ngày xuất được không (lùi ngày, nhảy số)

Trả lời: KHÔNG THỂ. 

Câu hỏi 2 : Phần mềm hóa đơn điện tử có thể kết nối với kho của doanh nghiệp hay không?

Trả lời: KHÔNG THỂ, phần mềm hóa đơn điện tử chỉ hoạt động như hóa đơn giấy. Chỉ nhập số liệu bán ra để xuất hóa đơn cho khách hàng.

Câu hỏi 3 : Hình thức ký đóng dấu của hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời: Hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký, tính chất pháp lý của chữ ký số trên hóa đơn tương đương với chữ ký và con dấu của chủ doanh nghiệp.

Câu hỏi 4 : Doanh nghiệp kinh doanh phần mềm, xuất bản phần mềm không có đầu vào có thể xuất hóa đơn điện tử cho đầu ra được không?

Trả lời: ĐƯỢC. Hóa đơn điện tử hoạt động như hóa đơn truyền thống, nên chỉ cần nhập số liệu đầu ra, ký số và xuất cho khách hàng.

Câu hỏi 5 : Làm thế nào để phân biệt được hóa đơn điện tử và hóa đơn truyền thống tự in.

Trả lời: Dựa vào các tiêu chỉ sau

• Số liên trên hóa đơn
  • Hóa đơn điện tử: Không liên
  • Hóa đơn truyền thống tự in: Có liên
• Chữ ký trên hóa đơn
  • Hóa đơn điện tử: Ký số
  • Hóa đơn truyền thống tự in: Ký tay
• Ký hiệu trên hóa đơn
  • Hóa đơn điện tử: E
  • Hóa đơn truyền thống tự in: P

Câu hỏi 6: Hóa đơn điện tử có thể sử dụng dưới dạng song ngữ hay không?

Trả lời: ĐƯỢC. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu hỏi 7: Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử (thông tin doanh nghiệp, thông tin hàng hóa, giá tiền….) cần phải làm gì?

Trả lời:

• Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn
• Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
  • Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên.
  • Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn.

Câu hỏi 8: Khách hàng muốn lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy thì cần phải làm gì?

Trả lời: Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử dưới dạng file pdf để gửi cho khách hàng tự in và lưu trữ.

Câu hỏi 9: Khách hàng có cần ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Trả lời: 

• Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
• Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
• Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
• Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

Câu hỏi 10: Chữ ký số của doanh nghiệp đang sử dụng để khai thuế, nộp thuế, kê khai bhxh điện tử, hải quan điện tử có thể sử dụng để ký hóa đơn điện tử được không?

Trả lời: ĐƯỢC.

Câu hỏi 11: Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn truyền thống tự in và muốn sử dụng thêm hóa đơn điện tử có được không?

Trả lời: ĐƯỢC. Căn cứ khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn.

• Cụ thể: Nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ này thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.